3. 준비서면의 공방
가. 공방의 개시
서면공방절차, 즉 서면에 의한 변론준비절차에서는 참여사무관이 재판장의 지시에 따라 절차진행을
관리한다. 준비서면의 공방은 피고의 답변서를 원고에게 송달하면서 원고에게 일정한 기한 안에 반박 준비서면과 필요한 증거를 제출하도록 하는 재판장
명의의 준비명령(변론준비절차 회부명령이 포함된 것. 전산양식
A1501
)을 보내는 것으로 시작되는데, 이것이 원고에 대해서는 최초의 송달기회이므로 이때 소송절차에 관한
안내서(전산양식
A1176
)도 함께 보낸다. 이어 원고로부터 반박 준비서면이 제출되면 이를 피고에게 송달하면서 재반박
준비서면을 제출하도록 하는 준비명령(전산양식
A1502
)을 보내는 방식으로 진행한다.
서면공방의 개시와 관련하여 문제가 되는 것은 피고별로 답변서 제출시기가 다르거나 또한 여러
사람의 피고 중 일부에 대하여 소장부본이 송달불능된 경우, 어느 시점에서 원고에게 반박 준비서면을 제출하도록 할 것인가 하는 점이다.
먼저, 소장부본을 여러 사람의 피고들에게 동시에 발송하더라도 실제 송달된 날짜는 다를 수
있고, 각 피고가 답변서를 제출하는 시기는 소장부본을 송달받은 날부터 30일 내에 다양하게 분포될 수 있다. 이와 같이 피고들 모두에 대하여
소장부본이 정상적으로 송달된 때에는 원칙적으로 피고들에 대한 답변서 제출기간이 모두 만료될 때까지 기다렸다가 그 당
시까지 제출된 답변서를 일괄하여 원고에게 송달함으로써 서면공방절차를 개시한다. 서면공방절차에서
각 당사자별로 따로 준비서면 제출기한을 관리하고 점검하는 것은 절차상 여러 가지 어려움이 있으므로, 효율적인 사건관리를 위하여 사건 단위로
기한을 관리하고 점검할 필요가 있기 때문이다.
다음으로, 일부 피고에 대해서는 소장부본이 송달불능이 된 반면, 송달을 받은 다른 피고들은
원고의 주장사실을 다투는 내용의 답변서를 제출한 경우의 처리가 문제된다. 이 경우 송달불능이 된 피고들에 대해서도 주소보정명령 등을 거쳐
소장부본이 모두 송달된 이후에 그 피고들의 답변서 제출기한까지 기다렸다가 그 때까지 제출된 답변서를 일괄하여 원고에게 송달함으로써 서면공방을
개시하는 방식이 있을 수 있다. 이 방식은 절차진행 측면에서는 편리하겠지만, 이미 답변서를 제출하여 다투는 피고들에 대해서까지 절차가 장기간
중단되므로 소송절차의 신속성과 효율성을 저해할 우려가 크다. 따라서 이러한 경우에는 다투는 피고들에 대해서 먼저 변론준비절차에 부쳐
서면공방절차를 개시하고 송달불능된 피고에 대해서는 주소보정을 명하는 등 피고별로 절차를 분리하여 병렬적으로 진행하는 방식이 상당하다.
재판사무시스템에서도 이와 같은 경우에 피고 중 한 사람이 답변서를 제출하여 전산입력이 이루어지면 사건이 자동적으로 'C. 기본서면공방 진행중'
단계로 변경된다. 이와 같이 서면공방절차와 주소보정절차를 병행하여 진행하면서, 그 후 송달불능된 피고가 소장부본을 송달받은 다음에 원고의
청구내용을 다투고 나오는 경우에는, 종전에 이미 다투던 피고에 대해서 제출하였던 원고의 준비서면 등을 일괄하여 새로 다투는 피고에 대해서
송달하는 방식으로 절차를 진행하면 된다. 다만, 이 경우에 일부 피고에 대해서 쟁점정리와 증거조사절차가 먼저 끝나더라도 일부 판결을 하기보다는
모든 피고들에 대하여 심리를 마친 다음 일괄하여 판결을 선고하는 것이 효율적일 것이다.
나. 준비서면의 제출기한
(1) 제출기한의 설정
원고에게 반박 준비서면의 제출을 최고하거나 피고에게 재반박 준비서면의 제출을 최고하는 때에는
제출기한을 설정하여야 한다. 반박 준비서면 등의 제출기한은 '이 답변서(준비서면)를 송달받은 날부터 3주일 안에'의 형식보다는 'ㅇㅇ년 ㅇ월
ㅇ일까지' 형식으로 마감날짜를 특정하여 보내는 것이 나중에 기한 안에 준비서면이 제출되었는지 여부를 점검하는 데 편리하다.
반박 준비서면 등을 제출할 기한은 재판장이 정하게 되는데(민소 280조 1항·2항), 여기서
준비서면을 제출할 기한은 준비명령에 따르는 통상적인 제출기한이므로, 당사자의 의견을 들어 한쪽 또는 양쪽 당사자에 대하여 특정한 사항에 관하여
주장을 제출하거나 증거를 신청할 기간을 정하는 재정기간(민소 147조)과는 그 성질이 다르다는 점에 유의할 필요가 있다.
반박 준비서면 등의 제출기한은 개별 사건마다 따로 정하는 것보다는 미리 일정한 기준을 정하여
두는 것이 편리하며, 재판부 사이에도 그 기준을 가급적 통일하는 것이 당사자나 대리인의 혼란을 막고 그들로부터 원활한 협조를 얻는 데에
효과적이다. 실무상으로는 통상 발송일로부터 3주 정도로 제출기한을 정하고 있다. 다만, 쟁점이나 사실관계가 매우 복잡한 사건 등 사건에 따라
특별한 사정이 있는 때에는 당사자에게 준비서면의 제출에 필요한 기간을 물어 상당한 기간을 부여하는 것이 효율적일 수 있다.
(2) 제출기한을 지키지 아니하는 경우의 대처방안
당사자가 정하여진 기한 안에 반박 준비서면 등을 제출하지 않으면 더 이상 주장·입증할 사항이
없는 것으로 보아 재판장의 기록심사에 회부하여야 한다. 이 경우에는 서면공방이 완료되어 재판장에게 기록을 인계하는 경우와 달리 재판장에게 기록을
인계한 뒤에도 재판사무시스템상의 사건진행단계를 변경할 필요가 없고, 사건은 'C. 기본서면공방 진행중'
단계에 그대로 있게 되며, 재판장의 기록심사가 끝난 후 재판장의 지시에 따라 사건진행단계를
변경하면 된다.
재판장은 기록심사를 토대로 더 이상 서면공방이 필요하지 아니하거나 서면공방만으로는 효율적인
쟁점정리가 곤란하다고 인정되는 경우 등에는 바로 쟁점정리기일을 지정한다.
재판장의 기록심사 결과 서면공방을 계속하게 할 필요가 있는 때에는 참여사무관을 통하여
준비서면의 제출을 촉구하거나 다시 준비명령을 보내는 방식 등으로 서면공방의 속행을 명하며, 석명할 사항이 있는 때에는 석명준비명령을 발령한다.
아울러 이 경우 효율적인 절차진행을 위하여 필요한 때에는 재정기간의 설정도 검토한다.
아울러, 서면공방 단계에서 제출기한의 준수 여부를 효율적으로 관리하고 제출기한 도과에 적절하게
대처하기 위해서는 신속하고 정확한 전산입력과 전산을 통한 기한도과 사건의 주기적 점검 등이 요청된다는 점에도 주의하여야 한다.
(3) 제출기한 연장신청이 있는 경우의 처리
당사자로부터 준비서면 제출기한을 연장하여 달라는 취지의 신청이 있는 경우에는 신청사유에 대한
소명을 요구하여 합리적인 사유가 있는지 여부에 따라 신중하게 처리할 필요가 있다. 불론 이 경우 준비서면 제출기한의 연장을 허용하지 않는다고
하더라도 바로 실기한 공격방어방법으로서 각하하는 등의 불이익을 주기는 어렵겠지만, 연장신청의 경위와 그 사유의 소명에 관한 사항을 기록상
명확하게 하여 두는 것은 서면공방절차의 효율적이고 적정한 진행을 위하여 유용하기 때문이다. 부수적으로는 대리인 등으로 하여금 유사한 상황에서
제출기한 연장신청을 남용하지 못하게 하는 효과도 기대된다.
다. 준비서면요약표의 활용
참여사무관은 재판장의 요구가 있는 경우, 그 밖에 필요하다고 판단하
는 경우에는 준비명령과 함께 다음과 같은 준비서면요약표(전산양식
A1511
)를 당사자에게 송달하여 그 제출을 요구할 수 있다(사건관리예규 10. 나). 이는 참여사무관이
서면에 의한 쟁점정리절차를 실질적으로 관리함에 있어서 편의를 제공하기 위한 것인데, 형식적인 서면공방이 방치되어 소송이 지연되는 것을 방지하려는
것이다.
준비서면요약표
[전산양식
A1511
]
라. 공방의 횟수
서면공방의 횟수는 재판장이 정하게 되는데 실무상으로는 ① 모든 사건에 대하여 1회의 공방, 즉
피고의 답변서에 대한 원고의 반박 준비서면
이 제출되면 일단 서면공방을 완료하는 방식, ② 당사자본인소송 등 특정 유형의 사건을 미리
지정하여 1회 공방을 원칙으로 운영하는 방식, ③ 원고측 1회, 피고측 2회를 원칙으로 하되(사건관리예규 10. 다), 서면공방 과정에서
접수되는 문건을 참여사무관이 바로 검토하여 쟁점이 충분히 정리되었다고 판단되거나 서면공방을 계속하는 것이 무의미하다고 판단되는 사건은 2회
공방이 끝나기 전이라도 재판장에게 기록을 인계하는 방식 등이 이용되고 있다.
여기서 '원고측 1회, 피고측 2회'라 함은 소장을 제외하고, 피고의 실질적 답변서→ 원고의
반박 준비서면→ 피고의 재반박 준비서면까지 제출된 상태를 의미한다. 재판장이 달리 정한 바가 없더라도 위와 같은 공방이 끝나면 참여사무관이
재판장에게 기록을 인계하여 소송의 지연을 막을 필요가 있다.
마. 당사자가 기일지정신청을 한 경우
서면공방 진행 중 한쪽 또는 양쪽 당사자가 더 이상의 주장이나 제출할 증거가 없다는 취지로
신속한 기일지정을 신청한 때에는 참여사무관은 바로 재판장에게 기록을 인계하여야 한다. 이 단계에서는 재판부보다 당사자나 대리인이 쟁점이 충분히
부각되었는지 여부를 상대적으로 더 잘 알고 있는 경우가 많을 것이므로, 즉시 기록을 검토하여 기일을 지정하는 등 적절한 조치를 취할 필요가 있기
때문이다. 특히 이러한 기일지정신청은 별도의 신청서로 이루어지는 경우 외에도 준비서면에 그 취지를 적어서 내는 사례가 빈번하므로, 참여사무관은
이 점에도 유의할 필요가 있다. 이 경우에도 준비서면요약표(전산양식
A1511
)를 활용하면 유용할 것이다.
기록을 심사한 결과 쟁점이 충분히 부각되어 있으면 기일을 지정하게 되지만, 반대로 추가공방이
필요하거나 석명사항이 있으면 그에 상응하는 조치를 취하여야 한다.
바. 공방의 기간
사건이 변론준비절차에 부쳐진 뒤 변론준비기일이 지정됨이 없이 4월이 지난 때에는 재판장등은
즉시 변론준비기일을 지정하거나 변론준비절차를 끝내야 하므로(민소 282조 2항), 준비서면의 공방기간은 4월 안에 마치는 것이 원칙이다. 따라서
준비서면의 공방을 진행함에 있어서는 이 기간을 염두에 두고 절차진행이 불필요하게 지연되지 아니하도록 유의할 필요가 있다. 이 기간의 기산일은
변론준비절차 회부명령이 고지된 때이고, 그 명령을 따로 고지하지 아니한 경우에는 변론준비절차의 일부를 이루는 준비명령 등이 처음으로 고지된 때가
된다.
다만, 위 기간은 훈시규정으로 해석되므로 쟁점이 복잡하여 충분한 기간을 두고 준비서면의 공방을
할 필요가 있는 사건에서는 공방기간을 탄력적으로 운영할 필요가 있을 뿐 아니라, 통상적인 사건에서도 이 기간이 지났다는 이유만으로 서면공방을
도중에 중단하는 방식은 지양되어야 할 것이다.
사. 서면공방의 종료 및 입증촉구
서면공방의 마지막 단계에서 참여사무관은 기일전 증거신청과 증인신청상황 등을 다시 점검하여
정형적인 증거신청이 이루어지지 아니하거나 증인신청서가 제출되지 아니하고 있는 경우에는, 당사자에 대하여 마지막 준비서면의 제출을 촉구하는
준비명령을 송달하는 기회에 입증촉구서(전산양식
A1550
), 증인신청촉구서(전산양식
A1552
)를 함께 보내는 방안을 활용할 필요가 있다. 준비명령과 함께 입증촉구서면을 보내는 때에는
증거신청기한을 준비서면 제출기한과 같은 날로 정하는 것이 절차상 간명할 것이다.
피고의 마지막 준비서면이 제출되어 서면공방이 종료되면, 참여사무관은 그 준비서면을 원고에게
송달한 후 곧바로 기록을 정리하여 재판부에 인계하게 된다. 물론 피고의 마지막 준비서면을 송달함에 있어서는 원고
에 대하여 준비명령을 보낼 필요가 없다.
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